SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

1.    RANGKUMAN MANAJEMEN SDM

A.    PENGERTIAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Proses ini terdapat dalam bidang /fungsi produksi, pemasaran, keuangan, ataupun kepegawaian. Karena sumberdaya manusia(SDM) diangggap semakin penting perannya dalam pencapaian tujuan perusahaan, maka berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan secara sistematis dalam apa yang di sebut manajemen sumber daya manusia. Istilah “ manajemen mempunyai arti sebagai pengetahuan tentang bagaimana seharusnya memanage (mengelola) sumber daya manusia.

Dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, permasalahan yang dihadapi manajemen bukan hanya terdapat hanya pada bahan mentah, alat-alat kerja, mesin-mesin produksi, uang dan lingkungan kerja saja, tetapi juga menyangkut karyawan (sumber daya manusia) yang mengelola factor produksi lainnya tersebut. Namun, perlu di ingat bahwa sumber daya manusia manusia sendiri sebagai faktor produksi, seperti halnya factor produksi yang lainnya, merupakan masukan (input) yang diolah oleh perusahaan dan menghasilkan keluaran (output). Karyawan baru yang belum memilii keterampilan dan keahlian dilatih, sehingga menjadi karyawan yang terampil dan ahli. Apabila dia dilatih lebih lanjut serta diberikan pengalaman dan motivasi, dia akan menjadi karyawan yang matang. Pengolahan sumber daya manusia inilah yang disebut Manajemen SDM.

B.    TUJUAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan manajemen SDM adalah menigkatkan kontribusi produktif orang-orang yangada dalam perusahaan melalui sejumlah cara yang bertanggung jawab secara strategis, etis, dan sosial. Departemen SDM dikatakan penting karena departemen tersebut tidak mengontrol banyak factor yang membentuk andil SDM misalnya : modal, bahan baku, dan prosedur. Departemen ini tidak memutuskan masalah strategi atau perlakuan supervisor terhadap karyawan, meskipun departemen tersebut jelas-jelas memengruhi kedua-duanya. Manajemen SDM mendorong para manajer dan tiap karyawannya untuk melaksanakan strategi yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk mendukung para pimpinan yang mengoperasikan departemen-departemen atau unit-unit organisasi dalam perusahaan sehingga manajemen SDM harus memiliki sasaran, seperti :

1)     Sasaran Manajemen sumber daya manusia

·       Sasaran perusahaan

Departmen SDM di ciptakan untuk dapat membantu para manajer dalam mencapai sasaran perusahaan, dalam hal ini antara lain : perencanaan SDM, seleksi, pelatihan, pengembangan, pengangkatan, penempatan, penilaian, hubungan kerja.

·       Sasaran Fungsional

Sasaran ini untuk mempertahankan kontribusi departemen SDM pada level yang cocok bagi berbagai kebutuhan perusahaan, seperti : pengangkatan, penempatan, dan penilaian

·       Sasaran sosial

Sasaran sosial ini meliputi : keuntungan perusahaan, pemenuhan tuntutan hokum, dan hubungan manajemen dengan serikat pekerja.

·       Sasaran pribadi karyawan

Untuk membantu para karyawan mencapai tujuan-tujuan pribadi mereka, setidaknya sejauh tujuan-tujuan tersebut dapat meningkatkan kontribusi individu atas perusahaan.

2)     Aktivitas manajemen sumber daya manusia

·       Kunci aktivitas SDM

Kalangan perusahaan kecil sekalipun bisa jadi tidak memiliki departemen SDM, dan mereka yang memiiki departemen pun, kemungkinan mengalami kekurangan anggaran dalam jumlah yang besar dan jumlah staff yang tidak memadai.

·       Tanggung jawab atas aktivitas MSDM

Tanggung jawab atas aktivitas manajemen SDM berada di pundak masing-masing manajer.

C.    FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi manajemen SDM hamper sama dengan fungsi manajemen umum, yaitu :

1)     Fungsi manajerial

·       Perencanaan (planning)

·       Pengorganisasian (organizing)

·       Pengarahan (directing)

·       Pengendalian (controlling)

2)     Fungsi oerasional

·       Pengadaan tenaga kerja (SDM)

·       Pengembangan

·       Kompensasi

·       Pengintegrasian

·       Pemeliharaan

·       Pemutusan hubungan kerja

D.     PERKEMBANGAN MANAJEMEN SDM

Manajemen SDM timbul sebagai masalah baru pada dasawarsa 1960-an, sedangkan personel manajemen (manajemen kepegawaian) sudah lahir pada tahun 1940-an. Antara manajemen SDM dan manajemen kepegawaian terdapat perbedaan antara ruang lingkup atau objeknya. Manajemen SDM mencakup masalah-masalah yang berkaitan dengan pembinaan, penggunaan, dan perlindungan SDM baik yang berada dalam hubungan kerja maupun yang berusaha sndiri. Sedangkan personel manajemen mencakup SDM, baik yang berada dalam organisasi/perusahaan-perusahaan terutama perusahaan modern yang di kenal dengan sector formal, umumnya pada Negara-negara yang sedang berkembang dengan laju pertumbuhan penduduk masih tinggi.

E.    TANTANGAN MANAJEMEN SDM

·       Tantangan eksternal

Lingkungan eksternal yang sering di hadapi manajemen sumber daya manusia mencakup: perubahan tekhnologi, pengaturan pemerintah, factor sosial budaya, pasar tenaga kerja, factor politik, kondisi perekonomian, factor geografi, factor demografi, kegiatan mitra, pesaing

·       Tantangan internal

Tantangan internal muncul karena adanya SDm yang mengejar pertimbangan di antaranya adalah : financial, penjualan, keuangan, service, produksi, dan lain-lain.

2.    SISTEM DAN LINGKUNGAN SDM

1.)   SISTEM PADA SDM

Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan” karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya.

Tujuan pengembangan sumber daya manusia sebagai produktivitas kerja, efisiensi, kerusakan, kecelakaan, pelayanan, moral, karier, konseptual, kepemimpinan, balas jasa, dan konsumen. 

Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod menyatakan bahwa dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain:

1.)   Sistem informasi akuntansi

Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.

2.)   Subsistem penelitian sumber daya manusia

Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.

3.)   Subsistem intelijen sumber daya manusia

Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal.

4.)   Database SIM-SDM

Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.

5.)   Output SIM-SDM

Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi.

6.)   Subsistem perencanaan angkatan kerja

Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan kerja.

7.)   Subsistem perekrutan

Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan.

8.)   Subsistem manajemen angkatan kerja

Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem ini cukup sulit diterapkan.

9.)   Subsistem kompensasi

Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan oleh perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran.

10.)        Subsistem benefit

Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing.

11.)      Subsistem pelaporan lingkungan

           Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

      Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC). Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan SIM-SDM (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006) sebagai berikut:

1. Investigasi sistem

a.       Pengumpulan informasi

Informasi yang dibutuhkan berupa data primer dan data sekunder. Data-data yang telah diperoleh dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi dari sistem informasi yang ada dan digunakan di bagian kepegawaian. Setelah itu, data-data tersebut dijadikan bahan pertimbangan perencangan SIM-SDM yang akan dikembangkan.

b.      Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada

Proses ini bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu diperbaiki dan disempurnakan. Di sisi lain, kelebihan sistem yang ada perlu dipertahankan dan dimunculkan kembali dalam sistem baru.

c.       Identifikasi kebutuhan pengguna

Pembangunan atau pengembangan solusi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Tidak ada satu pun aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh pengguna. Oleh karena itu, tenaga teknologi informasi lokal memiliki kesempatan untuk berperan dalam menyediakan solusi bagi pengguna.\

d.   Studi Kelayakan Sistem

Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam pengembangan. Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi (manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Keempat aspek tersebut saling berkaitan.

A.    ANALISIS SISTEM

Tahap ini memerlukan keterlibatan manajemen eksekutif, analis sistem, dan pengguna untuk menentukan sistem informasi yang diperlukan secara spesifik. Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan jenis informasi yang dibutuhkan. Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan kapabilitas proses informasi untuk masing-masing aktivitas sistem.

B.    LAPORAN HASIL INVESTIGASI DAN ANALISIS

Setelah melakukan investigasi dan analisis, maka diperoleh gambaran secara detail tentang sistem yang ada. Hasil dari investigasi dan analisis sistem tersebut dilaporkan kepada organisasi yang menginginkan perubahan sistem. Laporan tersebut berisi:

a.       Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis

b.      Deskripsi sistem yang ada dan operasinya

c.       Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem

d.      Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi masalah

e.       Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis

f.       Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain awal

g.      Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya

C.    DESAIN SISTEM

Desain sistem didefinisikan sebagai proses di mana kebutuhan-kebutuhan telah diuraikan pada tahap analisis, kemudian diterjemahkan ke dalam model presentasi perangkat lunak. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu desain user interface, desain data, dan desain proses. Langkah-langkah dasar yang dilakukan dalam proses desain antara lain:

a.       Mendefinisikan tujuan sistem

b.      Membangun sebuah model konseptual

c.       Menerapkan kendala-kendala organisasi

d.      Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data

D.     IMPLEMENTASI SISTEM

Program komputerisasi yang tersusun perlu diuji coba dalam waktu yang memadai, sampai semua bagian di dalam organisasi tidak lagi menemukan kesalahan pada program tersebut. Tahapan ini dilanjutkan hingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan keinginan pengguna. Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini sebagai berikut:

v Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan

v Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak

v Pelatihan bagi user

v Dokumentasi sistem

v Konversi sistem

E.    PEMELIHARAAN DAN EVALUASI SISTEM

Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus dimonitor untuebk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna) sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya secara bersama. Manajemen sumber daya manusia telah tumbuh dalam nilai strategis pada berbagai organisasi, saat ini telah terjadi peningkatan penekanan untuk mencapai dan menggunakan data SISDM sebagai rencana strategis dan ramalan sumber daya manusia, di mana pemusatan pada efektivitas sumber daya manusia yang lebih luas sepanjang waktu.

Kini beberapa jenis teknologi informasi yang beragam telah diintegrasikan dan digunakan sehingga praktisi sumber daya manusia dapat mengakses data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan meneruskannya pada manajer dan eksekutif yang lain.Beberapa cara untuk membangun SISDM, diantaranya:

1.   Memilih SISDM

Hal penting pada saat membangun SISDM adalah bahwa sistemnya dapat mendukung strategi sumber daya manusia organisasi tersebut. Ini membutuhkan analisis terhadap kegunaan informasi sumber daya manusia pada unit sumber daya manusia dan pada organisasi secara keseluruhan.

2.   Merancang dan Menerapkan SISDM

Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan mengenai data yang diperlukan. Seperti:

a.        Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi?

b.       Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?

c.        Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain?

d.       Siapa yang membutuhkan informasi?

e.        Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas menolong menunjukkan keperluan akan perangkat keras dan lunak. Banyak jenis sistem perangkat lunak yang beragam telah ada untuk menyediakan informasi sumber daya manusia. Beberapa sistem perangkat lunak SISDM menggunakan rangka utama computer untuk mewakili biaya yang tinggi untuk membeli dan pemasangan sistem perangkat lunak yang lain dapat dijalankan dalam computer pribadi dan melalui area local atau area luas dalam organisasi.

3.   Pengaksesan SISDM melalui intranet dan extranet

Peningkatan penggunaan internet menimbulkan kemungkinan dan perhatian praktisi sumber daya manusia, khususnya pada saat membangun intranet dan extranet. Intranet merupakan jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet. Sedangkan extranet adalah jaringan internet-linket yang memungkinkan para tenaga kerja mengakses pada informasi yang tersedia melalui external entities. Contohnya dengan extranet, tenaga kerja dapat mengakses informasi benefit yang disimpan oleh administrator pihak ketiga. Pada situasi yang lain, tenaga kerja dapat mengakses informasi tentang pembayaran upah mereka dari provider pelayanan pembayaran upah dan menyerahkan permintaan travel pada provider external travel survice.

Penggunaan sistem informasi berbasis web telah memungkinkan unit SDM dalam perusahaan menjadi lebih efisien secara administratif dan mampu berhadapan dengan masalah rencana sumber daya manusia yang lebih strategis dan dalam jangka yang lebih panjang. Perusahaan-perusahaan menentukan pilihan penggunan SISDM berbasis web dalam 4 cara utama: bulletin Board, data access,employee self –service, extended linkage.  Sistem informasi manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi terintegrasi merupakan database berdasarkan fungsi dari sumber daya manusia, yang menghasilkan berbagai laporan dan informasi yang diperlukan manajemen dalam pengelolaan karyawan. Kompetensi yang dimiliki karyawan ini secara individual harus mampu mendukung pelaksanaan strategi organisasi dan mampu mendukung setiap perubahan yang dilakukan manajemen.

2.)   LINGKUNGAN PADA SUMBER DAYA MANUSIA

A.    MODEL SISTEM INFORMASI SDM

Model SISDM dapat dilihat dari INPUT – PROCESS – OUTPUT. Pada sisi INPUT merupakan data mengenai SDM. Selain itu, aa sisi PROCESS merpakan perangat keras (hardwre), dan perangat lunak (software), teknologi informasi, serta SDM sebagai operator teknologi komputer tersebut. Selanjutnya pada sisiOUTPUT merupakakeluaran beru lapoan-aporan yang berguna untuk perencanaan SDM. Model INPUT SISDM terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1)   SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi SISDM sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

2)   Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3)   Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan, yaitu :

ü Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

ü Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.

ü Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

ü Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

ü Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.

ü Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Sumber :

http://www.ekomarwanto.com/2011/10/ringkasan-manajemen-sumber-daya-manusia.html

http://dms-ayunk.blogspot.co.id/2011/02/sistem-informasi-sumber-daya-manusia_27.html